Tìm hiểu về vai trò của Trợ lý/Thư ký

𒐪Các Trợ lý/Thư ký có vai trò trợ giúp và giải quyết các công việc cho Giám đốc điều hành. Họ là người quản lý lịch làm việc, duy trì hệ thống hồ sơ cũng như các cơ sở dữ liệu của công ty.

🐽Để tuyển ứng viên phù hợp với các vị trí Thư ký/Trợ lý thì Nhà tuyển dụng cần chọn lựa những người dày dặn kinh nghiệm sử dụng và vận hành những công cụ cũng như quy trình của nơi làm việc tốt và hiện đại. Người phù hợp với vị trí này là những người có xu hướng để ý tới những chi tiết nhỏ nhất, biết cách tổ chức và sắp xếp các công việc của các bộ phận, có khả năng nhớ các đầu việc và tiến độ công việc đang diễn ra, có khả năng thành thạo về văn chương và có khả năng giao tiếp.

BỘ CÂU HỎI PHỎNG VẤN VỊ TRÍ TRỢ LÝ/THƯ KÝ

a, Bộ câu hỏi tình huống

Câu 1: Kinh nghiệm làm việc trước đây của bạn có liên quan đến công việc này như thế nào?

ꦡKhi bắt gặp câu hỏi về kinh nghiệm làm việc như trên đây thì bạn hãy hiểu rằng, nhà tuyển dụng muốn bạn trình bày về những kỹ năng cụ thể đối với vị trí công việc mà bạn đã từng làm và sự liên hệ đối với công việc mới này. Thay vì trả lời khái quát thì bạn nên đưa ra những ví dụ cụ thể.

♑Tốt nhất, bạn nên nói về những đóng góp của bạn đối với công ty cũ, đặc biệt nhấn mạnh vào trách nhiệm của bạn đối với công ty cũng cũng như bất kì công việc nafp bạn đảm nhận, và khéo léo để kết nối với vị trí mà bạn đang ứng tuyển cùng với những mô tả công việc bạn đang tham gia phỏng vấn. Thông qua đó mà nhà tuyển dụng có thể biết bạn có đủ năng lực và kĩ năng để đảm nhận vị trí làm việc mới hay không. Điều quan trọng nhất là bạn cần trả lời và đưa ra những ví dụ chính trung thực, chân thật, tuyệt đối đừng thổi phồng sự thật lên quá mức không chấp nhận được. Bởi biết đâu nhà tuyển dụng này lại có mối quan hệ với nhà tuyển dụng của công ty cũ bạn làm thì sao.

+ Câu trả lời mẫu:

• Trước đây, tôi đã từng quản lý các file dữ liệu của công ty và sắp xếp chúng một cách khoa học. Khi cấp trên cần thì tôi nhanh chóng gửi lên sếp những tài liệu của công ty. Đồng thời tôi cũng là người sắp xếp các công việc, kế hoạch của nhân viên các bộ phận trong công ty. Tôi nghĩ rằng những kinh nghiệm của tôi ở công ty trước đây sẽ giúp tôi đảm nhiệm và hoàn thành tốt nhiệm vụ mới.

Câu 2Có yếu tố nào đã khiến bạn muốn ứng tuyển vị trí Trợ lý/Thư ký tại công ty chúng tôi không?

𝔍Câu hỏi này để bạn nêu bật được những đặc điểm nghề nghiệp và những trách nhiệm đối với vị trí này. Hãy đề cập tới môi trường làm việc thu hút bạn khiến bạn muốn được trải nghiệm và làm việc trong môi trường của công ty. Hãy nêu bật những yếu tố tích cực của công ty và sự phù hợp với khả năng và năng lực của mình. Hãy cho biết bạn phù hợp với phong cách làm việc của công ty và sẽ phát huy năng lực trong môi trường làm việc đó.

+ Câu trả lời mẫu:

• Tôi luôn mơ ước được làm việc trong môi trường năng động, chuyên nghiệp. Các bộ phận làm việc theo dây chuyền, có sự hỗ trợ nhau. Tôi rất thích môi trường làm việc như vậy. Khi đảm nhiệm vị trí Trợ lý/Thư ký thì tôi có thể phát huy được khả năng của mình cống hiến cho sự phát triển của công ty.

Câu 3: Nếu anh/chị phải báo cáo lại công việc với nhiều người giám sát, anh/chị sẽ ưu tiên công việc của bản thân như thế nào?

ꦰCâu hỏi này nhằm kiểm tra và đánh giá khả năng sắp xếp công việc của bạn. Đối với một người ở vị trí Thư ký/ Trợ lý thì càng cần có khả năng sắp xếp kế hoạch công việc khoa học.

Câu 4: Bạn sẽ làm thế nào đề sếp của mình dễ dàng cập nhật lịch làm việc?

Bạn sử dụng công cụ hay phần mềm nào để hỗ trợ công việc hàng ngày?

🍸Câu hỏi này nhằm khai thác hết những ưu điểm và khả năng chuyên môn của người đảm nhiệm vị trí Trợ lý, Thư ký. Sắp sếp lịch làm việc cho cấp trên dựa vào những mốc công việc được lên lịch từ trước như thời gian diễn ra các cuộc họp, thời gian đi gặp đối tác… và những công việc mang tính phát sinh, đột xuất.

+ Câu trả lời mẫu:

• Phong cách làm việc của tôi là tạo bảng biểu với các cột thời gian, công việc theo mức độ quan trọng và ưu tiên, để đánh giá tiến độ và kết quả công việc. Trong vai trò là một Thư ký, tôi cần nắm rõ và nhớ các mốc thời gian của các đầu việc, nhắc nhở sếp về thời gian.

Tôi thích lập bảng biểu công việc trên máy tính làm việc thông qua Mycrosoft Excel. Ngoài ra tôi sẽ note những ghi chú các đầu việc và mốc thời gian cụ thể trong ứng dụng ghi chú của điện thoại. Một số phần mềm ứng dụng trên điện thoại phục vụ tốt cho việc lên kế hoạch và sắp xếp thời gian như Microsoft to do, Tasks, TickTick… Những ứng dụng này giúp tôi và mọi người có thể tiện lợi xem bất cứ khi nào.

Thư ký giám đốc

Câu 5: Bạn đánh giá như thế nào về kỹ năng tin học văn phòng của mình?

🧸Với những câu hỏi tự nhận xét khả năng, kỹ năng và năng lực của bản thân thì hầu hết các ứng viên sẽ cảm thấy nhẹ nhõm hơn so với những câu hỏi đánh đố não bộ ứng viên. Tuy nhiên, không phải vì thế mà bạn nói quá sự thật lên, không nên thổi phồng quá mức do với khả năng của mình. Hãy nói về khả năng của mình một cách chân thực nhất. Nếu khả năng của bạn không được thành thạo hay biết nhiều về những kiến thức tin học văn phòng thì cũng hãy trả lời thành thực và hứa hẹn sẽ nâng cao kiến thức và trau dồi kĩ năng trong quá trình làm việc.

+ Câu trả lời mẫu:

• ﷽Kỹ năng về tin học văn phòng của tôi không phải là tuyệt vời, nhưng kiến thức và kỹ năng hiện tại cũng đủ để làm việc. Tôi cũng không ngừng trau dồi thêm kiến thức và kỹ năng tin học văn phòng để nâng cao hiệu quả công việc hơn nữa.

Câu 6: Bạn đã từng chuẩn bị những loại giấy tờ hay thư từ nào?

𝐆Nhà tuyển dụng hỏi bạn câu hỏi này nhằm mục đích để kiểm tra xem bạn có hiểu biết về các loại văn bản cơ bản hay không. Người đảm nhiệm vị trí Thư ký thì cần nắm được các loại văn bản hành chính cơ bản, bởi vì những loại văn bản mà họ phải tiếp xúc thường xuyên.

+ Câu trả lời mẫu:

• Trước đây tôi đã từng chuẩn bị nhiều loại giấy tờ khác nhau, với vị trí của tôi thì tôi thường xuyên tiếp xúc với những loại giấy tờ này trong công việc. Một số loại giấy tờ có thể kể tới như là: Văn bản quyết định bổ nhiệm, các quyết định khác, công văn, thư mời…

Câu 7: Hãy mô tả lại các bước bạn đã lập kế hoạch cho cuộc họp khoảng 10 người như thế nào?

🍌Vai trò của thư ký trong bất kỳ trường hợp nào liên quan đến tập thể là rất quan trọng, là người chuẩn bị trước các giấy tờ, dữ liệu trong các cuộc họp, là người nắm bắt thông tin và lưu  trữ lại những thông tin của cuộc họp… Nhà tuyển dụng muốn khai thác thêm về kỹ năng, khả năng sắp xếp công việc và khả năng duy trì, điều hướng của ứng viên ra sao. Nếu Thư ký có kế hoạch chuẩn bị tốt thì cuộc họp sẽ được diễn ra hiệu quả. Ngược lại nếu không có kế hoạch chuẩn bị cho cuộc họp tốt thì công ty sẽ lãng phí thời gian và nhân lực một cách vô bổ.

+ Câu trả lời mẫu:

• Lập kế hoạch cho một cuộc họp không quá khó nhưng cũng không phải là điều đơn giản. Trách nhiệm của một người Thư ký là tạo ra một cuộc họp thành công thông qua khâu chuẩn bị lập kế hoạch. Trước đây tôi đã từng chuẩn bị cho cuộc họp với quy mô vừa và nhỏ, thậm chí cả những cuộc họp với quy mô lớn. Để lập một cuộc họp, thông thường tôi tiến hành theo các bước cơ bản sau đây:

         -> Tuyên bố, thông báo thời gian cuộc họp diễn ra: Thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc. Tất nhiên tôi sẽ tính toán sao cho khoảng thời gian diễn ra là phù hợp.

         -> Lên danh sách những người tham gia cuộc họp, những người trong vai trò là khách mời.

         -> Thông báo địa điểm tổ chức cuộc họp cho những thành phần tham gia cuộc họp.

         -> Phân công người ghi chép và làm biên bản cuộc họp.

        -> Liệt kê mục đích và mục tiêu cuộc họp, những vấn đề cần được thảo luận, những quyết định sẽ được đưa ra trong cuộc họp.

Đó là một số vấn đề cơ bản khi chuẩn bị cho một kế hoạch. Trong từng tính chất cuộc họp mà sẽ có những kế hoạch chi tiết hơn.

Thư ký luật

Câu 8: Mô tả một dự án mà bạn đã từng làm việc cùng nhóm. Mục tiêu của dự án này là gì? Bạn đã phối hợp với các đồng nghiệp khác như thế nào để hoàn thành nhiệm vụ và mục tiêu đó?

📖Nhà tuyển dụng hỏi bạn câu hỏi này nhằm mục đích kiểm tra khả năng làm việc nhóm của bạn ra sao. Những kỹ năng nào mà bạn thường vận dụng trong quá trình làm việc nhóm, những ưu nhược điểm của bạn sẽ được bộc lộ ngay trong câu trả lời. Từ đó mà nhà tuyển dụng sẽ nắm được khả năng của bạn đến đâu.

🉐Để trả lời cho câu hỏi này một cách tốt nhất thì bạn hãy lấy ví dụ cụ thể, ví dụ ấy cần chân thực và rõ ràng. Không nên thổi phồng sự thật lên nhiều quá sẽ khiến nhà tuyển dụng mất ấn tượng với bạn. Bởi các nhà tuyển dụng đủ khả năng để biết bạn đang chân thành hay là đang làm quá. Từ ví dụ cụ thể mà bạn đưa ra thì hãy nói rõ về trách nhiệm của bạn ra sao trong dự án đó, bạn đã phối hợp với đồng nghiệp như thế nào để hoàn thành công việc một cách tốt nhất.

Câu 9: Bạn đã thực hiện việc chi tiêu tiền bạc và viết báo cáo thu chi bao giờ chưa?

🃏Đối với câu hỏi này thì các bạn hãy trả lời thẳng thắn, bởi vì vị trí Thư ký không nhất thiết phải là người giữ tiền và chi tiêu trong công ty. Nếu công việc trước đây của bạn mà bạn chưa thực hiện các chi tiêu tiền bạc cũng như là viết báo cáo thu chi thì hãy nói với nhà tuyển dụng điều đó.

꧟Tiền bạc là vấn đề nhạy cảm, vì thế bạn nên thể hiện sự trung thực ngay từ đầu sẽ khiến cho nhà tuyển dụng đánh giá cao hơn về con người của bạn. Tuy nhiên, bạn hãy nói với nhà tuyển dụng rằng bạn sẽ có thể thực hiện và đảm bảo tốt về vấn đề thu chi nếu như được cấp trên yêu cầu.

+ Câu trả lời mẫu:

• Tôi đã từng có một số lần đề xuất lên cấp trên về các khoản cần chi, sau đó được sếp duyệt. Sau những lần chi tiêu tiền bạc cho các hoạt động tập thể lớn như: Tổ chức ngày kỷ niệm, mua các vật dụng cần thiết phục vụ cho công việc chuyên môn… thì tôi sẽ đều viết báo cáo thu chi.

Câu 10; Bạn hãy mô tả quá trình viết báo cáo chi tiêu của mình?

ℱĐể viết 1 báo cáo chi tiêu cho một hoạt động nào đó của công ty thì bạn cần xác định những vấn đề  liên quan, bao gồm: Vấn đề đã chi tiền, thời gian chi, địa chỉ (nếu có), bên hợp tác, số tiền đã chi, số tiền còn thừa hoặc còn thiếu…

ꦬBạn cần xác định chính xác những vấn đề đó để có thể lập và báo cáo đầy đủ các thông tin quan trọng cần có trong quá trình viết báo cáo gửi lên cấp trên. Qúa trinh  viết báo cáo chi tiêu của một người làm chuyên môn khác cũng sẽ không giống với báo cáo cua một thủ quỹ, một người làm Kế toán chuyên nghiệp. Bạn chỉ cần đảm bảo viết đơn giản hơn và rõ ràng tất cả mọi khoản chi tiêu để cấp trên và bộ phận Kế toán nắm được.

Câu 11: Bạn đã làm như thế nào để bảo mật thông tin quan trọng?

🍌Nhà tuyển dụng muốn bạn thể hiện những kỹ năng cần thiết trong việc bảo vệ thông tin quan trọng của công ty. Vị trí của Thư ký tiếp xúc nhiều với cấp trên và là người nắm được các thông tin trong công ty, biết được các thông tin trước so với các đồng nghiệp. Vì thế nhà tuyển dụng muốn xem khả năng giữ bí mật của bạn đến đâu, vì đây là một trong những đạo đức nghề nghiệp quan trọng đối với vai trò nhiệm vụ của một Thư ký/Trợ lý.

+ Câu trả lời mẫu:

• Bảo mật thông tin tại bất cứ Công ty/ Cơ quan nào là điều vô cùng quan trọng, đây không chỉ là trách nhiệm của người làm Thư kí và còn là trách nhiệm của tất cả mọi người đã và đang làm việc trong công ty. Để bảo mật thông tin của công ty, khi làm bất cứ các file báo cáo quan trọng nào lên cấp trên tôi đều lưu tài liệu cẩn thận trong máy tính của công ty có đặt password, các tài liệu bằng giấy tờ để trong ngăn tủ có khóa cẩn thận. Không để có tài liệu qan trọng trên bàn làm việc mà quên không cất gọntrong tủ.

KINH NGHIỆM ĐẶT CÂU HỎI

ꦗĐể tuyển được một người Trợ lý/Thư ký phù hợp với công ty/doanh nghiệp của bạn thì bạn nên chọn lọc và đưa ra những câu hỏi mở, có tính chất đánh giá cả quá trình.

♏Bạn cần gợi ý cho ứng viên để họ đưa ra những câu hỏi ngược lại cho mình, điều đó cho thấy họ có sự tìm hiểu về công ty của bạn. Một người có kinh nghiệm làm việc ở vị trí Thư ký thì sẽ là người nắm rõ dược những nguyên tắc của vị trí này. Nhà tuyển dụng không nên đưa ra những câu hỏi mở theo kiểu Yes/No. Những dạng câu hỏi mở như thế sẽ không thể khai thác được thông tin ứng viên một cách chính xác và triệt để.

Trên đây là bộ câu hỏi tuyển dụng phỏng vấn꧋ vị trí thư ký và những kinh nghiệm được đúc kết cho quá trình trả lời câu hỏi của nhà tuyển dụng. Các bạn hãy tham khảo để có được những thông tin bổ ích phục vụ cho bản thân bất cứ khi nào cần thiết.